整理したはずなのに、気が付いたらすぐにデスク周りが散らかってしまう…そんな悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は整理整頓によって得られるメリットや、整理整頓のコツをご紹介します。

整理整頓が大事なのはわかっていても、具体的にはどのようなメリットがあるのかわからず、片付ける意欲が湧かない…。

そんな方のためにまずは机を整理するメリットをお伝えします。

【整理整頓で得られるメリット】

＜1＞ものを探すムダな時間を短縮できる

机が片付いていると、必要なものを探すムダな時間を短縮できるのが大きなメリットです。必要なものが必要なときに見つからないと探さなければならず、時間のロスだけでなく、精神的にもイライラしたり、焦ってしまったりしてしまいますよね。

また、職場での仕事は分担作業が多く、仕事の効率が下がり遅れが出ると全体の遅れにつながるなど、ほかの人に迷惑を掛かけてしまうことにもなりかねません。

職場で与えられた時間は限られているため、できるだけ効率よくこなすことが大切です。

常に机が片付いていれば、どこに何があるのかすぐに分かり、探すムダな時間を最小限に抑えられます。さらに作業スペースをしっかり確保できることで使い勝手もよくなり、仕事の効率が上がります。

＜2＞仕事を整理する力も向上する

仕事をこなすにはさまざまな知識や能力が必要ですが、机を整理整頓することで、仕事を整理する力も向上するというメリットもあります。自然と「管理能力」や「合理的思考」が身に付くからです。

例えば、机をきれいに保つには、出しっぱなしにしないなどを習慣化しなければならないため、「自己管理能力」が向上します。また、職場では複数の仕事を同時にこなさなければいけないことも珍しくありません。

机の整理整頓ができていると、締め切りや優先順位など頭の中の整理もされやすくなり、「タスク管理能力」も向上します。

さらに、物を用途別に分類したり、使う頻度で配置を決めたりすることで、「合理的思考」も鍛えられます。

＜3＞紛失を防ぐことができる

どこに何があるのか把握できていれば、大切な書類や資料などを紛失するというアクシデントも防げます。

机の上に物が散らかっていると、気付かないうちに書類などが紛れ込んでしまうことも珍しくありません。大切な書類が処分する書類の間に挟まってしまって、一緒に捨ててしまうといった事態が起こることも考えられます。

書類などを紛失すると、再作成したり、再印刷したりする手間がかかります。

場合によっては、外部に漏れては困る重要な資料を紛失してしまうなど、会社にとって大きなリスクになってしまうこともあります。整理整頓できていれば、こういった大きなリスクを減らすことができます。



実は、机が片付かないのには無意識の習慣が関係していたりします。
では、どのような習慣が片付かない理由になるのか考えてみましょう。

【片付かない理由】

☑なんでもとっておく傾向がある

机が片付かない大きな原因の一つが、なんでもとっておきがちであることです。過去に使った書類や資料などが捨てられず、どんどん物が増えてしまい、気付いたときには物があふれ、整理しづらい状況に陥っていることも珍しくないでしょう。

これは、必要なものとそうでないものの判断が的確にできないことが関係していると考えられます。

本来不要なものも「また使うかもしれない」「いつか役立つだろう」と思い、捨てずにとっておいてしまうと、いつまでたっても机の上が片付かなくなってしまいます。


☑つい机の上に物を置いてしまう

書類や資料などをつい机の上に置いてしまうことも、散らかる原因になります。

例えば、会議が終わって机に戻ったときに、手にしていた資料を机に無造作に置いたまま、別の仕事に取り掛かるケースなどです。参考にした資料を、作業が終わっても元の場所に戻さないなどもあてはまります。

後できちんと所定の場所にしまう場合はよいのですが、そのまま放置してしまい、どんどん散らかってしまうことも珍しくありません。

机にポイっと物を置いてしまうのは、無意識に習慣化していたり所定の場所が決められていなかったりなど、「整理できていない」状態が普通になっていることが理由として挙げられます。




片付けよう！と取り掛かったものの、どこから手を付けて、どのように整理したらいいのか、わからない…ここでは、机の上を片付けるときに意識したいポイントやコツを紹介します。

■机の上に置くものは最小限にする

机の上は作業するエリアであり、物を置く場所ではないということを意識し、机の上に置くものを最小限にとどめることが大切なポイントです。

片付ける際は、まず机の上のものを全て取り除き、必要なものだけを残すようにしましょう。電話やパソコンなど、常に使うもの以外は極力置かないように心掛けると、すっきりして快適に作業できます。

また、机の上に必要ないものを別の場所に収納するときは、種類や用途別に分けてしまうことも大切です。

整理後に再び散らかることがないように、今取り組んでいる仕事に必要なものだけを机に置いたり、終わったら元の場所にきちんと戻したりすることを意識するとよいでしょう。

■物の置き場所を決めておく

引き出しの中を整理する際は、必要なものの置き場所をきちんと決めましょう。

例えば、引き出しの1段目にはボールペン・クリップ・はさみ・ホチキス・付箋など「文房具のみを収納する」、2段目には「現在取り組んでいる仕事に関するものを収納する」というようにすると、探す手間が省けて仕事の効率も上がるはずです。

片付けるときは、まず引き出しの中のものを全て取り出し、必要なものとそうでないものを分別します。

必要なものを定位置に収納し、ファイルなど入りきらないものは無理に押し込まず、別の収納場所を確保するとよいでしょう。優先順位を考えて、収まるものだけを入れるように心掛けると、引き出しの中がすっきりまとまります。

■書類を重ねてしまわない

書類は出し入れがしやすいことが大切なので、重ねて置かないこともポイントです。

積み上げてしまうと探すのに時間がかかる上に、下の方にある書類を取るときは上の書類をどかす必要があるため、取り出しやすさに欠けます。ボックスなどを利用して立てて収納すると、取り出しやすさが増します。

一目でどの書類なのか分かるように、クリアフォルダーなどにラベルを付けておくとよいでしょう。その日に使う書類や毎日使う資料などは、引き出しにしまわず机の上に立てて収納しておくと、すぐに手に取ることができます。



いかがでしょうか？

整理整頓すると仕事の効率だけでなく、気持ちもすっきりして仕事への意欲も湧いてくる気がしませんか？

整理するポイントやコツを意識して、整理整頓された机で仕事の効率をアップさせましょう。

そして、整理整頓された机になったら、それをキープするために定期的に整理整頓をするタイミングを決めておきましょう。